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Contabilidad - Documentos Primarios

September 1, 2012 por Encarnacion   Comentarios (0)

  1. Introducción
  2. Desarrollo
  3. Conclusiones

Introducción

Antes del triunfo de la Revolución Socialista en Cuba existían diversos sistemas de Contabilidad, basándonos en los principios y objetivos del régimen capitalista.

Conjuntamente con la toma del poder político se presentó la necesidad de transformar y organizar la Economía de nuestra sociedad.

Después de varias pruebas y emplear algunos sistemas se crea uno que tiene como objetivo informar toda la Contabilidad de forma general en todas las Empresas de Producción de Servicios y Unidades Presupuestadas; no es hasta la celebración del Primer Congreso del Partido Comunista de Cuba efectuado en La Habana en 1975, que surge un movimiento de un profundo contenido económico, que es el actual Sistema de Dirección y Planificación de la Economía.

Para dar cumplimiento a los acuerdos del Primer Congreso se crea el Sistema Nacional de Contabilidad, a partir de este momento se plantea con rigor toda una serie de registros, modelos e informaciones y dentro de ellos los documentos primarios a través de los cuales se recoge de forma concatenada hechos primarios en todas las entidades estatales, y los documentos mercantiles.

En la elaboración de este trabajo nos basamos principalmente en la documentación que establece el Sistema Nacional de Contabilidad que se utiliza en la Empresa Cárnica "La Española" del Municipio de Nueva Paz.

Desarrollo

Documentos primarios: son aquellos donde se registran los hechos y fenómenos económicos ocurridos con sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y se originan.

Los documentos primarios son muy importantes en la Contabilidad. Del cuidado, veracidad, exactitud, oportunidad y técnica con que se elaboren; depende que todo el proceso de registro de los hechos económicos ofrezca una información que suministren los elementos de juicio para la aceptada planificación y dirección de las tareas económicas.

Relación de documentos primarios de uso más frecuente:

  • Vale para pagos menores

  • Informe de Recepción

  • Tarjeta de Estiba

  • Factura

  • Conduce

  • Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje

  • Solicitud de Materiales

  • Registro de Asistencia

  • Orden de Compra

  • Orden de Servicio

  • Reembolso para pagos menores

  • Ajuste de Inventario

  • Transferencias entre almacenes

Vale para Pagos Menores

Tiene como objetivo formalizar los pagos en efectivo que se realiza por concepto de gastos menores de $10.00 como son los gastos de viajes locales, compra de sellos de correo, imposición de telegramas, dietas, etc. Todo pago que se realiza de esta naturaleza con el fondo destinado para ello requiere del correspondiente vale.

La distribución de este documento es de la siguiente forma:

Original: Cajero Contabilidad

Informe de Recepción

El objetivo que persigue este documento es formalizar la recepción de los productos en los almacenes que procedan de otra entidad, de la propia entidad por concepto de transferencias recibidas o por concepto de producción terminada.

Este modelo se emite por el almacén receptor en cuadruplicado, como es orientado; una vez verificado e inspeccionado el producto recibido se utiliza un modelo por cada factura o documento similar.

Cuando se detecta faltante, sobrantes, averías o cambio en las especificaciones de los productos; se establece la reclamación correspondiente, mediante los modelos legalmente establecidos o el modelo SNC-1-05 Informe de Reclamación-Reparos Bancarios, acompañándolos el original del Informe de Recepción.

Tarjeta de Estiba

Las tarjetas de estibas se realizan con el objetivo de mantener controlado todos los productos que se encuentran en un almacén, y se confecciona una por cada producto, dándole entrada mediante un Informe de Recepción y la salida a través de un Vale de Salida.

Factura

Este modelo formaliza las ventas de productos y prestación de servicios que se efectúan así como las entregas de productos en consignación o en depósito.

Se distribuye de la siguiente forma:

  • El original y el duplicado para el comprador

  • Triplicado y cuadruplicado para el suministrador

  • Quintuplicado para el transportador

La factura es un documento obligatorio por las entidades, el suministrador lo llena cuando se efectúa una venta, excepto las Empresas Minoristas que venden a la población y cuando se entreguen productos en consignación o en depósito.

También se emite por el consignatario cuando se liquiden mediante órdenes de pagos las consignaciones realizadas y por el vendedor cuando se efectúen ventas de medios básicos.


El uso de este documento para las devoluciones de productos se consigna de forma visible la palabra "Devolución" con letras mayúsculas, utilizándose en este caso los espacios destinados al suministrador, por la entidad que efectúa la devolución de los productos y viceversa.

Conduce

El conduce formaliza las entregas parciales de los productos a incluir en una factura, amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza como documento provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación en los lugares o en el momento de efectuar las entregas; también se utiliza para transferir productos entre establecimientos distantes.

La distribución es de la siguiente forma:

Original y duplicado para el receptor

Triplicado para el suministrador

Cuadruplicado para el transportador

El modelo se llena en tinta, lápiz tinta o máquina de escribir; es de uso obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por aquellos productos a incluir en una misma factura o transferencia entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren transportarse en varios viajes.

Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje

Este documento es el de llevar el control de los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por la entidad en la tarea que se le asigne.

Este modelo es obligatorio y se utiliza cuando el trabajador esté en algún servicio fuera de su centro de trabajo; en el mismo se anota los gastos de desayuno, almuerzo, comida y hospedaje.

En dicho modelo se anotan todos los gastos que ha tenido el trabajador durante su labor fuera del municipio por un día o varios días; además en la Contabilidad de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de dietas.

Solicitud de Materiales

Este modelo tiene como objetivo solicitar materiales a los almacenes; se puede pedir un solo producto en cada modelo; y por medio de este, se puede llegar a controlar la salida de los materiales y equipos del almacén.

Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los productos.

La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:

Original: Almacén

Duplicado: Contabilidad

Registro de Asistencia

En este modelo diariamente se anota por métodos manuales la asistencia de los trabajadores, así como el tiempo de trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.

Este registro primario sirve de información al modelo SNC-4-08 Reporte de Asistencia o Ausencia, Ajustes u Omisiones y horas extras.

Este modelo lo emite el personal facultado para esta actividad; se realiza a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; se confecciona una o más hojas para cada área; se consignan el número del expediente o código interno, nombre y apellidos del trabajador, ordenado por su categoría ocupacional; se anota los datos de asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las impuntualidades, las causas de las mismas y las autorizaciones que amparan estas. Esto se refleja diariamente.

Orden de Compra

Tiene como objetivo solicitar de las fuentes suministradas las mercancías o productos solicitados para el desarrollo de sus operaciones cuando entre ambos no existen contratos o planes de entrega; también se utilizan en aquellos casos en que a pesar de existir el contrato se estipula para ambas empresas el envío de este modelo.

La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:

Original y duplicado: para el proveedor

Triplicado para el comprador-Contabilidad

Cuadruplicado para el comprador-abastecimiento

Quintuplicado para el comprador- áreas receptoras de los productos

Orden de Servicio

El objetivo que persigue este documento es solicitar de los proveedores, para una fecha determinada o un período dado la prestación de servicios que no han sido contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a pesar de haber sido contratados o convenidos, se estipulen por las partes contratantes el envío de este modelo o establezcan su uso obligatorio.

Este documento se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: proveedores

Triplicado: comprador-Contabilidad

Cuadruplicado: comprador-área receptora del servicio

Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y es de uso obligatorio por las entidades.

Reembolso para Pagos Menores

El reembolso resume los vales para pagos menores, los pagos de salario para el fondo especial, la compra de productos agropecuarios, los anticipos y liquidación de gastos de viaje y otros, a fines de su reembolso y contabilización. Los vales deben resumirse por unidades o centros de costos.

Ajuste de Inventario

Este modelo sirve para hacer los ajustes de inventarios que surgen como consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el modelo.

Este modelo se distribuye de la siguiente forma:

Original: Contabilidad

Duplicado para el almacén que se origina el ajuste

Triplicado para el expediente de autorización del ajuste

El modelo se emite en el almacén o en Contabilidad a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; cuando por conteo físico, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc., se detectan deficiencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas o cualquier otra causa entre las existencias físicas y los sub-mayores de inventarios. No debe reflejarse más de un concepto de ajuste en cada modelo.

Transferencias entre Almacenes

Este modelo ampara las transferencias entre almacenes de una misma entidad, también se utiliza entre centros de costo de una misma Empresa y sirve de base a las anotaciones de las Empresas y recepciones de productos entre almacenes y centros de costo.

Se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: Contabilidad

Triplicado: almacén o centro de costo receptor

Quintuplicado para el transportista

Se llena el modelo a lápiz tinta, tinta o máquina de escribir y se emite en quintuplicado por el almacén o centro de costo que entrega los productos.

Conclusiones

  • 1. Los modelos primarios son de mucha importancia, ya que los mismos reflejan el desarrollo del trabajo en cada empresa o entidad; son de fácil aplicación y siguen muy de cerca los hechos económicos de cada una, y a través de ellos se elaboran las informaciones económicas y financieras que deben emitirse posteriormente.

  • 2. A través de este trabajo mostramos la importancia que representa para nuestra sociedad un eficiente control en cada una de las entidades del país, la utilización de los documentos primarios.

  • 3. La Contabilidad es de vital importancia en el equilibrio económico del país, por ser la que desarrolla la técnica de registrar hechos económicos a través de sus fases de informe, ella es quien registra, clasifica y resume e informa en forma propia y en términos monetarios las informaciones económicas de una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados.

 

 

Autor:

Prof. Carlos Franco Castellanos

erickmv[arroba]infomed.sld.cu

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Instituto Politécnico de Economía:

"Luis Ramírez López"

Nueva Paz

País: Cuba

Curso: 2009-2010

"Año 52 de la Revolución"


Fuente http://www.monografias.com/trabajos82/documentos-primarios-contabilidad/documentos-primarios-contabilidad.shtml

Páginas: [1] - [2]

(obligatorio)