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Euroinnova Formación

 

Manejo y control de los almacenes en un supermercado

December 21, 2012 por Margarita   Comentarios (0)

    1. Resumen
    2. Introducción
    3. Justificación
    4. Objetivos
    5. Metodología
    6. Antecedentes históricos de los almacenes
    7. Características de los almacenes
    8. Costos de almacenamiento
    9. Caso práctico
    10. Conclusiones
    11. Recomendaciones
    12. Anexos

    RESUMEN

    Este monográfico contiene información relativa al manejo y control de los almacenes en un supermercado, además en dicho trabajo investigativo se presenta un caso práctico de registro de entrada y salida de las mercancías del inventario el cual permite tener un mejor y más eficiente control dentro del área de almacén, también se presentan algunos ejemplos de los formularios utilizados para lograr mejor desempeño en dicha área.

    INTRODUCCIÓN

    De acuerdo con los requisitos establecidos por la Universidad Central del Este para optar por el título de Licenciado en Contabilidad, en su empeño por preparar profesionales con capacidad para mejorar la sociedad y ser autores del progreso. Llegamos a la presentación de nuestro trabajo de investigación titulado: "MANEJO Y CONTROL DE LOS ALMACENES EN UN SUPERMERCADO".

    Estamos seguros de que este tema es de suma importancia ya que enseña a los administradores y comerciante la mejor manera de organizar, administrar y reducir los costos en el departamento de almacén.

    En la realización de nuestra investigación usaremos el método deductivo, así como los recursos tecnológicos como consulta en página de Internet, bibliografía, revistas, libros, tesis, documentos y otras fuentes de interés.

    En nuestro trabajo de investigación trataremos en el primer tema sobre los antecedentes históricos de los almacenes y supermercados; en el segundo presentaremos las características de los almacenes; en el tercero abordaremos los costos de almacenamiento y por último analizaremos los registros contables de los almacenes.

    OBJETIVOS

    • Generales

    Demostrar por medio de la investigación y la explicación la importancia de llevar un buen manejo y control de los almacenes.

    • Específicos
    1. Conocer el origen, historia e importancia de los almacenes.
    2. Conocer y analizar las funciones, principios, tipos y áreas del almacén.
    3. Contribuir a identificar los distintos costos que se derivan del funcionamiento de los almacenes.
    4. Mostrar los distintos registros utilizados en las operaciones de las empresas, como recurso para tener un buen control de los almacenes.

    JUSTIFICACIÓN

    Estamos seguros de que el manejo y control de los almacenes en un supermercado son de suma importancia para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijo o variable antes de ser requerido para su venta.

    METODOLOGÍA

    En nuestra investigación utilizaremos el método deductivo el cual parte de situaciones generales explicadas por un marco teórico general aplicadas a una realidad concreta.

    La técnica se basara en estudio de documentos bibliográficos: mediante la lectura de libros, tesis, documentos, revistas entre otras fuentes, así como estudio de campo mediante visitas a la empresa objeto de estudio para cuestionar su funcionamiento.

    CAPÍTULO I

    ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LOS ALMACENES

    1.1. Almacén

    Un almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

    Tiene su origen en la palabra árabe "Al Majzan" (Majzan significa depósito).

    Un almacén es un local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados con muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos. A menudo disponen de grúas y elevadores para manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palets estandarizados.




    Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado.

    Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancías de temperatura controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto costo que la refrigeración supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación rentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

    El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimización de costos, espacios y recorridos. Para ello se emplean técnicas derivadas de la ingeniería y de la investigación de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localización del o de los almacenes, distribución tanto interna como externa del espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestión eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén, optimización del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creación de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de sistemas de gestión y administración ágiles.

    1.2. Los grandes almacenes

    Los grandes almacenes o tiendas por departamentos son establecimientos de grandes dimensiones que ofertan una variedad de productos encaminados a cubrir una amplia gama de necesidades: alimentación, confección, menaje del hogar, decoración, etc. Se sitúan en el centro de las ciudades y suelen tener varias plantas, dividiendo su superficie comercial en secciones. Se diferencia fundamentalmente del centro comercial, porque los grandes almacenes pertenecen a una única empresa y es una sola tienda de enorme tamaño, no distintas tiendas agrupadas y de los hipermercados porque la alimentación no es su mayor prioridad en la venta.

    Se caracterizan por tener un ambiente atractivo y por complementarse por otros servicios ofrecidos al cliente como agencias de viajes, cajeros automáticos, estacionamiento gratuito, etc.

    1.3. Almacenes populares

    Una variedad de grandes almacenes lo constituyen los llamados almacenes populares. La filosofía es igual a los anteriores pero realizan una oferta económica en precio que limitan a productos de compra básica. Tiene su origen en Estados Unidos en 1879 cuando Woolworth abre un almacén en que todos los productos se venden a un mismo precio: 5 ó 10 centavos. En Europa, son pioneros Marks & Spencer en Inglaterra y Thietz en Alemania.

    Por su parte, en España, el primer almacén popular que abre sus puertas es Sepu en 1932. Otra enseña importante fue la cadena Sámago y los Almacenes Arias. Anteriormente, otros grandes almacenes fueron los Almacenes El Siglo, Capitol, Simeón etc.

    La cadena de grandes almacenes más grande de España es El Corte Inglés, fundada por Ramón Areces. Durante muchos años compitió con Galerías Preciados, cadena fundada por su primo Pepín Fernández hasta que ésta fue absorbida por la primera. Actualmente sólo Galerías Primero ofrecen un producto parecido, aunque su radio de acción se reduce a Aragón por el momento.

    1.4. Historia

    Su origen se remonta al año 1852 en Francia en que se instaló La Maison du Bon Marché en la calle Sèvres de París. Su filosofía fue revolucionaria para la época: compitió con los establecimientos tradicionales con una política de bajo margen, dejó a la gente entrar y salir libremente y marcó los precios de los productos. Además, se podían cambiar o devolver productos sin penalización. También hay quien afirma que fue la Hudson's Bay Company de Canadá la primera tienda con secciones. Esta compañía comenzó su actividad en 1670 pero no está totalmente claro cuándo pudo comenzar a considerarse un gran almacén. Al principio, las secciones eran alquiladas a comerciantes individuales pero a partir de 1900 las compañías más pequeñas fueron compradas o reemplazadas por la más grande. Así, se configuraron tal como los conocemos hoy en día en que todas las secciones pertenecen al propietario del establecimiento salvo casos muy especializados como la tienda de fotografía o la joyería.

    En México este concepto nació a mediados del siglo XIX (1857) con Fábricas de Francia, más tarde se fortaleció con El Palacio de Hierro en 1885 y a través del siglo XX con otros almacenes de menor influencia.

    En Estados unidos, a finales del siglo XIX, florecieron en Michigan Avenue en Chicago, con establecimientos como Marshall Field's. En Nueva York, los pioneros fueron McCreary's y Abraham & Strauss.

    En 1906, Harry Gordon Selfridge un socio joven en Marshall Field's abandonó América para montar sus grandes almacenes Selfridges en Londres. Su apertura en 1909, estimuló grandes cambios en la filosofía de venta detallista en Inglaterra y la apertura de cadenas de grandes almacenes.

    En España, la primera apertura se produjo en Cataluña en Fueron los Almacenes Capitolio y se produjo en 1916 y después Sociedad Español de Precios Únicos Sepu en Gran Vía Madrid en 1932. Ramón Areces creó el primer El Corte Inglés de Barcelona en 1962.

    1.5. Historia de los supermercados en Republica Dominicana

    El fin de la "Era de Trujillo" suponía un proceso acelerado de liberación de las estructuras económicas del país y con ello culminaban las restricciones de desarrollo empresarial que como tramo visto impedían a su vez el progreso de la profesión mercadeo.

    Primeros en instalarse.

    El supermercado en Rep. Dom fue iniciado por un Norteamericano llamado Whimpy por finales de los anos 1950, el cual se ubicó en la avenida Bolívar donde instaló el primer supermercado en nuestro país con el mismo nombre de Supermercado Whimpys" el cual no tuvo grandes éxitos, por la falta de costumbre de los consumidores dominicanos o mejor dicho porque estaban acostumbrados a los llamados colmados o pulperías, que dicho sea de paso en la actualidad las personas que van al supermercado en nuestro país son las de clase media y alta, el resto recurre al colmado.

    Por otra parte se cree que otra razón de la no prosperidad de Whimpys fueron razones políticas, puesto que este tuvo sindicalizado como un agente de la "Cia" a quien luego se le culpó de ser responsable de introducir las armas al país que sirvieron para ejecutar al Dictador Rafael Leonidas Trujillo, Whimpys al no conseguir cliente suficientes para realizar ventas con margen de ganancias para cubrir sus gastos tuvo que cerrar. Se cree que tuvo que ver la poca costumbre de los dominicanos para el cierre de este, pero la razones políticas, tuvo su mayor causa, puesto que desde que cerró sus puertas los propietarios del colmado nacional se expandieron creando así el primero de la exitosa cadena de supermercado nacional quedando estos como iniciadores por lo que crearon nuevas instalaciones de supermercados en todo el territorio nacional

    A finales de la etapa monopólica encontramos dos ejemplos de este tipo de establecimiento que son: el Supermercado Santos, y el Whimpys. Es solo hasta los años 60 cuando surge una gran candidata de detallistas de Auto - Servicio, tales como:

    • Supermercado Oliva.
    • Casa Velázquez.
    • Supermercado Auto - Servicio Moncho"s.
    • Supermercado Pueblo.
    • Supermercado Ezequiel Vasquez.
    • Supermercado Nacional.
    • Supermercado García.
    • Supermercado Bella Vista.
    • Entre otros.

    Parte de estos supermercados se desarrollaron durante las otras dos décadas de esta etapa, convirtiéndose en cadenas de supermercados como Casa Pérez, Supermercados Nacional, Supermercados Asturias, y Supermercados Dominicano. Algunos se estancaron y alguno que otro cerró sus puertas.

    Promociones de Ventas

    En vista de los que consumidores se encontraban de modo más directo con los productos, y así se explotaban a mayor escala las compras por impulso, los supermercados y los mismos productores comienzan a desarrollar técnicas y materiales que dan vida al punto de venta, pero los supermercados entre si desarrollaron una de las grandes guerras de comunicación y tal vez la de mas larga duración que conocemos: guerra que se concentro en grandes promociones con slogans agresivos y con precios lo mas competitivos posibles.

    Entre los Slogans utilizados están:

    • Supermercado Dominicano: "Donde comprar es un placer"
    • Supermercado Fong: "Donde si usted hace la compra se ahorra un montón"
    • Supermercados Nacional: "La gran diferencia"
    • Supermercado S/M: "Da mas que los demás"
    • Supermercado El Pola: "Ya sabe donde esta lo barato y lo bueno"

    Para esta época se empieza a desarrollar la publicidad cooperativa en la que supermercados y productores anuncian de manera conjunta sus productos. En 1967, en el Listín Diario, se publica un anuncio que aparenta ser el primero de ese tipo y lo publico el Supermercado García, anunciando marcas como Pond"s y Mennen. En el mismo año, Supermercado Oliva, publica una pagina completa en el Listín Diario; confeccionada por Producciones Avanti, quienes en lo adelante y por el resto de la década, serian uno de los impulsores de la publicidad cooperativa en la República Dominicana junto a Promociones Vértice que manejaba la cuenta de distintos supermercados.

    Entre las marcas que mas apoyaban los establecimientos de Auto - Servicio estaban papel de Baño Albo, Jugos Famosa, Jabón Hispano, Cigarrillos Montecarlo, Café Santo Domingo, Jabón Kinder, Cloro Ajax, Ron Brugal, entre otras.

    A pesar de ser esta la forma mas continua e comunicación de los supermercados, desde los primeros años de esta fase todos los establecimientos trataron de atraer clientes con concursos como el que realizo el Supermercado Nacional, en 1968, con motivo del primer aniversario de su local de la Abraham Lincoln, en el cual entregaban boletos por cada RD$10.00 de compra. Con los cuales los clientes tendrían derecho a participar en rifas con premios en metálico y viajes.

    A partir de ahí las demás cadenas y supermercados realizaron concursos como una manera de atraer clientes, y/o obsequiando artículos de cristalería, vinos entre otras cosas, por compras realizadas en su establecimiento.

    Todo lo que era publicidad cooperativa y concursos de supermercado tenia en "El Celoso" uno de los mas agresivos ejemplares, pero este se quemo, dejando un hueco que fue cubierto por establecimiento, que en lo adelante seria, junto al Supermercado Nacional, la mas innovadora cadena de establecimientos de Auto - Servicio. Este fue El Pola, inaugurado en la Abraham Lincoln en marzo de 1979 y en la Sarasota en octubre de 1984.

    Estos dos supermercados, junto al Dominicano, marcaron el paso al desarrollo de cadenas comerciales detallistas. De hecho, a finales de la década de "70, el Supermercado Dominicano tenía 5 sucursales ubicadas en puntos estratégicos, convirtiéndose en un vehículo indispensable para la distribución de los productos de las diferentes empresas.

    Otros establecimientos detallistas, con estructura de autoservicio, que surgieron y se desarrollaron en esta etapa fueron las tiendas por departamentos como Plaza Lama, Plaza Issa, Sederías California, El Encanto, La Gran Vía, La Sirena; entre otros, que se convirtieron en puntales para la comercialización de productos de higiene personal y que contaron con mucho apoyo en su publicidad cooperativa de marcas como Glemo rinse, desodorante Credo, talco Ammen, desodorante Valet, jabón Jergens, etc.

    CAPÍTULO II

    CARACTERÍSTICAS DE LOS ALMACENES

    2.1. Función de los almacenes

    Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería.

    Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.

    2.2. Organización del almacén

    La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

    • Recepción de Materiales
    • Registro de entradas y salidas del Almacén.
    • Almacenamiento de materiales.
    • Mantenimiento de materiales y de almacén.
    • Despacho de materiales.
    • Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

    2.3. Principios básicos del almacén

    El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

    Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación.

    Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

    • La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
    • El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
    • Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
    • Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
    • Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) a programación y control de producción sobre las existencias.
    • Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
    • La identificación debe estar codificada.
    • Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
    • Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
    • Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
    • La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
    • La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
    • Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
    • La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
    • El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

    2.4. Tipos de almacén

    El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo.

    Los almacenes se pueden diferenciar según:

    1. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

      En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

    2. Organización:

      Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanización.

    3. Movimiento de material
    4. El techo
    • Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
    • Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
    • Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aquí se distinguen aún en condiciones de conservación.)
    1. Según las operaciones

    Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

    • Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
    • Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
    • Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.
    • Almacenamiento propiamente dicho.
    1. Tipo de material

    La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

    Almacén de materia prima y partes componentes: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

    Almacén de materias auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

    Almacén de productos en proceso: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

    Almacén de productos terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

    Almacén de herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

    Almacén de materiales de desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

    Almacén de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

    Almacén de devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

    2.5. Las áreas del almacén

    Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

    • Recepción.
    • Almacenamiento.
    • Entrega.

    El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

    2.5.1. Área de recepción

    El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

    El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

    El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

    2.5.2. Área de almacenamiento

    En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

    Características de la zona de almacenamiento

    El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

    • Entidad a la cual se va servir.
    • El espacio de que se dispone.
    • Los artículos que en él se van a guardar.

    Principios básicos en el área de almacenamiento:

    • Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
    • Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
    • Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
    • Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
    • Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
    • Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
    • Llevar registros de existencias al día.
    • Eliminar el papeleo superfluo.
    • Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
    • El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
    • El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
    • El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.

    2.5.3. Área de entrega

    La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

    • Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
    • Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
    • Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

    2.6. Procedimiento de Entrada y salida del almacén

    Diagrama de flujo para control de entradas de productos comprados.

    (1)Presenta en planta productos a entregar: refacciones, equipos, material.

    (2)El almacenista recibe: Factura y/o remisión y/o copia de pedido.

    Según sea requerido se hace entrega "Acta de Inspección"

    (3)Con la información recibida se corrobora contra el pedido proporcionado por el Jefe de Administración o Dirección de Suministros y Logística.

    (4) Verifica que el producto cumpla con especificaciones, señaladas en la requisición.

    (5)En el caso de productos muy específicos se informa al área responsable, para que realice la inspección o designe al personal, para liberar el producto, firma de inspección en el formato "Entrada de almacén"

    (6)Con el producto liberado se registra su entrada. Resguarda los registros durante 1 año y posteriormente son destruidos.

    (7)El almacenista identifica (cuando sea practico) y da localización al producto de tal forma que se evite su deterioro hasta su salida de almacén

    Diagrama de flujo para control de salidas de almacén.

    (1) Se solicita a almacén, sus necesidades de materiales, equipos o herramientas, ya sea para resguardo o para préstamo.

    (2) Se verifica en la lista de inventarios, cual es la existencia. En caso de que no se encuentre con el producto en Stock.

    (3) Se elabora la solicitud en el Formato de "Salida de Material" o "Resguardo de Herramientas y/o Equipos", según corresponda. El producto se le entrega al solicitante quien firma de recibido, registra su salida en el sistema. Se resguarda los registros durante 1 año, posteriormente pueden ser destruidos.

    2.7. Problemas en los almacenes

    Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.

    Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones.

    1. El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.

    2. El espacio y el personal es insuficiente.

      Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.

    3. El personal es incapaz por falta de entrenamiento.

      Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática.

    4. El almacén está mal localizado o existe una mala distribución.

      En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización.

    5. Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda.
    6. Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado.
    7. Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado.

    CAPÍTULO III

    COSTOS DE ALMACENAMIENTO

    3.1. Costos de almacenamiento

    Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias.

    Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

    • Costos Financieros de las existencias
    • Gastos del Almacén
    • Seguros
    • Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.

    Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

    La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables) y por origen directos e indirectos.

    Costos directos de almacenaje

    Costos fijos

    • Personal
    • Vigilancia y Seguridad
    • Cargas Fiscales
    • Mantenimiento del Almacén
    • Reparaciones del Almacén
    • Alquileres
    • Amortización del Almacén
    • Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
    • Gastos financieros de inmovilización

    Costos variables

    • Energía
    • Agua
    • Mantenimiento de Estanterías
    • Materiales de reposición
    • Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
    • Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
    • Gastos Financieros de Stock.

    Costos directos de mantención

    Costos fijos

    • Personal
    • Seguros
    • Amortización de equipos de manutención
    • Amortización de equipos informáticos
    • Gastos financieros del inmovilizado

    Costos variables

    • Energía
    • Mantenimiento de equipo de manutención
    • Mantenimiento de equipo informático
    • Reparaciones de equipos de manutención
    • Comunicaciones.

     Costos indirectos de almacenaje

    • De administración y estructura
    • De formación y entrenamiento del personal

    3.2. Costos de lanzamiento del pedido

    Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:

    Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "ocurriré" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.

    3.3. Costos de adquisición

    Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

    En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el ITBIS). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otros.

    3.4. Costos de ruptura de stock

    Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

    Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

    • Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como por la pérdida absoluta de la pérdida.
    • Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, pararte en el proceso de producción, los falsos fletes etc.

    La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el gestor de inventarios deberá conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.

     3.5. Objetivos de la gestión de costos de almacenamiento

    La gestión de costos proporciona información para la gerencia, entre los objetivos a cumplir se encuentran:

    • Determinar los costos para precios de valorización de inventarios y mediar las utilidades.
    • Determinar el costo de producción, costo de productos fabricados y costo de productos vendidos.
    • Determinar el valor de los inventarios iniciales y finales de las materias primas, los productos en proceso y los productos acabados.
    • Ofrecer información a la gerencia para el planeamiento y control sistemático de las operaciones y actividades de rutina de la empresa.
    • Análisis del comportamiento de costo.
    • Determinación del punto de equilibrio.
    • Determinación del volumen de producción.
    • Determinación del precio.
    • Evaluación del desempeño.

    3.6. Gestión estratégica de costo

    Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los costos de un producto. Reducir costos en el presente para desarrollar en el futuro comprende:

    • Análisis Financiero.
    • Análisis de la Cadena de Valor.
    • Posicionamiento Estratégico.
    • Análisis de Dirección adores de Costo.

    3.7. Distribución del almacén

    En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades en funciones, designando estas a los correspondientes órganos. También se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de condiciones limitadas.

    Las actividades que realizan almacenes son:

    • Recepción de artículos.
    • Estiba de artículos
    • Inspección de artículos
    • Ubicación de artículos
    • Manipulación de artículos
    • Despacho de mercadería
    • Control de inventarios
    • Mantenimiento de almacén

    Todas estas actividades están a cargo del jefe de almacén quien verifica que los obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo.

    3.8. Funciones del personal

    a) Jefe de Almacén: Se encarga de

    • Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
    • Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
    • Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
    • Contratar los servicios de transporte para despacho.
    • Controlar la labor del personal de almacén

    b) Despachador

    • Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción.
    • Controlar las cantidades y calidades de los productos.

    c) Estibadores

    • Despachar los productos a los distribuidores
    • Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
    • Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
    • Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.

    d) Personal de vigilancia

    • Controlar el ingreso de personas al almacén
    • Vigilar el ingreso de las unidades al almacén

    3.9. Descripción de procedimientos

    A. Recepción del producto:

    • Se reciben productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el camión de transporte.
    • Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos.
    • El responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos.
    • El jefe de almacén verificara la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto.
    • Los productos procedentes de planta y almacenes ,vienen estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas

    B. Descarga:

    • La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos apilando.
    • Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto luego se procede a su selección y recuperación.
    • La documentación correspondiente para verificar las cantidades es a través de la Guía de Remisión para el caso de transferencia de plantas o almacenes.
    • Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan por encima del camión debido a que si se abre la puerta los productos se caerían.
    • No existe el espacio adecuado entre la orilla del camión y las cargas estibadas para evitar que inicie la descarga pisando los productos.
    • Luego de finalizada la descarga el jefe del almacén ingresa al sistema con el numero de documento interno y hace el parte de recepción y se coteja con la guía de remisión y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observación respectiva en la guía e informar al jefe administrativo y el responsable del envió.

    C. Estiba:

    • Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o estantes, cuidando que no exceda la altura máxima determinada en el Patrón de estiba de productos terminados. Asimismo, se debe seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas.
    • Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad (margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad (productos de limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar.
    • Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la estantería o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de la palet.
    • Terminada la estiba, previa verificación de la disponibilidad de espacio y designación del área dentro de los módulos donde se depositan los productos, los encargados del transporte (estibadores) procederán al traslado de la mercadería desde la zona de recepción hasta la zona de almacenaje.

    D. Almacenamiento:

    • Los productos almacenados se encuentran distribuidos por línea de producto en módulos de acuerdo al Plano de Distribución en:
    • Modulo 1: Aceites en lata
    • Modulo 2: Aceites en caja y manteca
    • Modulo 3: Margarinas y otros
    • Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros
    • Modulo 5: Detergente y jabón de lavar
    • Modulo 6: Champúes y jabones de tocador
    • Modulo 7: Desodorantes
    • Modulo 8: Productos de desecho
    • Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los productos. Los productos de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrás.
    • La rotación de productos terminados debe seguir el Método PETS " Primeras entradas primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente los tableros de identificación.
    • Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique fecha de recepción, tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un control interno.
    • Los productos se encuentran almacenados sobre estanterías y no sobre el piso, para protegerlos de la humedad, de los derrames de líquido y de la suciedad.
    • Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia, siguiendo un patrón de colocación o sentido de colocación de los productos. Según la Paletización de Productos.
    • La ubicación exacta se da a través del tipo de productos en los módulos y luego por el nombre y código. En caso de productos de rápido vencimiento además de los datos anteriores se busca por el código de vencimiento.
    • La búsqueda de los productos se realiza de acuerdo a la experiencia del despachador y en algunos casos a la búsqueda de palet caja por caja.

    E. Reposición de productos:

    • Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de existencias.
    • Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor vencimiento, al finalizar el día de trabajo.
    • Se realizan envíos desde el almacén central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacén siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la llegada del envió.

    F. Despacho salida a stockista provincial

    • El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor.
    • El jefe de almacén se contacta con el transportista disponible o con transportistas para la zona para llevar la carga.
    • El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
    • De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato hidráulico y se llevan a la zona de despacho.
    • Se despachan productos que estén en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga y se procederá de acuerdo al anexo selección y recuperación de productos defectuosos. El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador.
    • La estiba en los vehículos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulación y según el patrón de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura máxima.




    • El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente.
    • La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el camión debe proteger el producto con mantas térmicas.
    • La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o también 4 operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camión.
    • La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas.

    G. Salidas locales

    • El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local.
    • El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
    • El transporte se encuentra ya disponible en el almacén, el distribuidor llega con su unidad y estibadores ( 4 o 5 como mínimo).
    • El transportista de turno estará en la obligación de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los días lunes antes del inicio de actividades.
    • Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
    • El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrán ingresar a las instalaciones del almacén.
    • La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local.

    H. Devoluciones

    Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por los motivos siguientes:

    • El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por calidad del producto.
    • El jefe de almacén los acepta y los coloca en el almacén de productos vencidos. Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacén normal.
    • Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos.
    • A continuación se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento.

    3.10. Análisis de la zona de almacenaje

    El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado según sus características en distintos almacenes llamados módulos, distinguiéndose los siguientes:

    1. Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes.
    2. Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.
    3. Modulo 3 y 4: Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas, puré, ingredientes para la cocina.
    4. Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar.
    5. Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de limpieza personal como: champúes jaboncillos, dentrificos.
    6. Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas.
    7. Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los provenientes por devolución.

    3.11. Técnicas de almacenamiento de materiales

    El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

    1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
    2. Tipos de materiales que serán almacenados.
    3. Numero de artículos guardados.
    4. Velocidad de atención necesaria.
    5. Tipo de embalaje.

    El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la ADM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

      1. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
      2. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
      3. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
    1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
    2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.
    3. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
    4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero.
    5. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas.
    6. Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

    Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

    3.12. Inventario físico

    Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

    Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

    El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

    1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias físicas (cantidad real en existencia).
    2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
    3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

    La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

    1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
    2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

    3.13. Clasificación de materiales

    Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

    Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

    Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

    Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

    Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

    Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

    Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

    Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

    3.14. Codificación de los materiales

    Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un legar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega.

    La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código, alfabético, numéricos y alfanumérico.

    El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

    El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor numero de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.

    El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado numero de artículos que abarca.

    3.15. Distribución física del almacén

    La forma física del almacén es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho; con un área total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un único piso, utilizando estanterías para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga.

    No se pueden colocar demasiados productos encima de otro, porque dañaría al que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura del almacén y porque no tiene los medios para alcanzarlos.

    Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservación, las condiciones ambientales de la ciudad hace que los artículos se conserven.

    En el almacén existen pasillos por donde se realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos de 1.50 mts considerados principales y pasillos secundarios o laterales de 1.20 mts.

    Para permitir mejor circulación del aire, facilitar la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas (0.50-0.80 mts.).

    Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatización. Igualmente debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.), y entre la ultima cama y techo de los módulos (1.5-2.0 mts.).

    El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con fluorescente. En cada modulo así como en oficinas las instalaciones eléctricas están protegidas para evitar accidentes.

    El tema de seguridad esta implementado a través de un plano de seguridad con la ubicación de los extintores, botiquín para emergencias, cilindros de aserrín en caso de derrame de aceite.

    La elaboración de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto para los artículos y el personal.

    CAPÍTULO IV

    CASO PRÁCTICO: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LAS MERCANCÍAS DEL INVENTARIO

    4.1. Asiento 1

    Se compra 25 cajas de leche de 1 litro al contado a Pasteurizadora Dominicana a $1,200.00 c/u para un total de 30,000.00

    image

    Para registrar la compra al contado de 25 caja

    de leche a $1,200 c/u

    4.2. Asiento 2

    Se compra 50 cajas de aceite de 8 oz. a crédito a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

    image

    Para registrar la compra a crédito de 50

    caja de aceite a $240.00 c/u

    4.3. Asiento 3

    Se vende 8 cajas de aceite al contado a $300.00 c/u para un total de $2,400.00

    image

    Para registrar la venta al contado de 8 caja de aceite a $300.00 c/u

    *Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento

    image

    Para registrar el traslado de 8 cajas de aceites a $300 c/u del inventario a la cuenta de costos de los bienes vendidos.

    4.4. Asiento 4

    Se vende 6 caja de leche a $1,440.00 c/u para un total de $11,520.00 al Hotel Decameron

    image

    Para registrar la venta de 6 caja de leche a $1,440 c/u pagadero a 15 días.

    *Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento:

    image

    Para registrar el traslado de 6 caja de leche a 240 c/u del inv a la cuenta de costos de los bienes vendidos

    4.5. Asiento 5

    Se paga 50 cajas de aceite a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

    image

    Para registrar la cancelación de una cuenta x pagar.

    4.6. Asiento 6

    Se cobran 6 cajas de leche al Hotel Decameron de $11,520.00

    image

    Para registrar el cobro de 6 caja de leche

    4.7. Asiento 7

    Se compra 20 sacos de azúcar a Molino Dominicano a un precio de $2,000.00 c/u para un total de $40,000 con un descuento por pronto pago de 5/10

    *Para registrar la compra el asiento es el siguiente:

    image

    Para registrar la compra de 20 sacos de azúcar

    Al precio bruto de la factura

    *Para pagar la factura el asiento es el siguiente:

    image

    Para registra la cancelación de una cuenta x pagar con un descuento

    4.8. Asiento 8

    Un cliente devuelve 2 cajas de aceite a $300.00 c/u:

    image

    Para registrar la mercancía devuelta por el cliente

    Comprada en efectivo por $600.00

    *Para restablecerlo en el inventario el asiento es el siguiente:

    image

    Para restablecer en la cuenta inventario el

    Costo de la mercancía devuelta

    4.9. Asiento 9

    Se cobran 5 sacos de azúcar a $2,400.00 c/u con un 2% de descuento

    image

    Para registrar el cobro de 5 saco de azúcar

    Con un 2% de descuento

    CONCLUSIONES

    Al culminar esta investigación de nuestro trabajo de monográfico y luego de haber hecho una inspección personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes conclusiones:

    • En primer lugar el área de almacenamiento le queda pequeña para la cantidad de mercancía que ellos tienen en existencia lo que hace muy difícil el movimiento de las mercancías y puede contribuir a que algunos artículos tengan algún accidente o se deteriore.
    • El área de los pasillos en el almacén se encuentran muy congestionado de cajas y de diversos artículos lo que hace muy difícil caminar por el y bajar los artículos de las estanterías.
    • Las condiciones de la temperatura en el almacén son insoportables, ya que es muy caluroso y no cuenta con ningún sistema de ventilación y se hace muy tedioso para los empleados poder trabajar conforme en el almacén.
    • El área de recepción de mercancía resulta un poco pequeña para la cantidad de mercancía que se recibe diariamente, por lo que los camiones de los suplidores deben esperar por largo tiempo hasta que los reciban, proceda a descargar y contar la mercancía.

    RECOMENDACIONES

    Al culminar esta investigación de nuestro trabajo de monográfico y luego de haber hecho una inspección personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes recomendaciones:

    • Es recomendable hacer una ampliación del almacén lo cual le permita desahogar un poco el área, hacer nuevos diseños de estanterías de tipo flexible que aproveche mejor el espacio existente o implementación de estanterías móviles o en bloques.
    • Se debe hacer una mejor distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado, aprovechar los espacios cúbicos con el diseño de entre pisos o estanterías de varios niveles sobrepuestos y eliminar el almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
    • Hay que implementar un sistema de ventilación con ventiladores que saquen el calor y abanicos de techo ubicado cada 3 metro de distancia, que se enciendan solo si se esta trabajando en el almacén para que sea mas factible para los empleados y aprovechen mejor el trabajo en el almacén.
    • Se deben habilitar más espacios para darle entrada a la mercancía en el área de recepción, con un mayor personal más eficiente que permita una mayor fluidez de la mercancía evitando que se congestione o se demore el proceso de conteo y verificación de la mercancía.

    ANEXOS

    COTIZACIÓN

    Fecha:________________

     

    Señor (es)___________________________________

    Condiciones_________________________________

    Cantidad

    Descripción

    Precio Unitario

    Total

           
           
           
           
           
           
           
           

    _________________________

    Preparado por

    RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

    No.______________

    Fecha ____/____/____

     

    Señores_______________________________________

    Dirección_____________________________________

    Sírvase despachar los artículos detallados a continuación:

    Cantidad

    Descripción

    Precio Unitario

    Total

           
           
           
           
           
           
           
           
       

    Costo Total

     

    ________________________

    Recibido por

    SOLICITUD DE COMPRA

    Departamento________________________________

    Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de entrega: ____/____/____

    Cantidad

    Número de Catalogo

    Descripción

    Precio Unitario

    Total

             
             
             
             
             
             
             
             
             

    Aprobado por____________________________

    REQUISICIÓN DE MATERIALES

    No. _______

    Fecha: ____/____/____

    En Dpto. de___________________________

    Al Dpto. de ___________________________

    Cantidad

    Referencia

    Detalle

    Valor

           
           
           
           
           
           
           
           
       

    Total

     

     

    Autorizado por _________________________ Entregado por_________________________

    No. _______

    ORDEN DE COMPRA

    Proveedor________________________________________________________________

    Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de Pago: ____/____/____

    Términos de Entrega___________________ Términos de Pago_____________________

    Cantidad

    Número de Catalogo

    Descripción

    Precio Unitario

    Total

             
             
             
             
             
             
             
             
         

    Costo Total

     

    Aprobado por_________________________ Autorizado por _________________________

     

     

    AUTORES

    Lic. Ruben Dario Encarnacion Castro

    Lic. Ramón E. William Carmona

    Lic. Francis O. Vásquez Blake

    Manuel Enrique Pouerie Figueroa

    ma-enrique[arroba]hotmail.com

    San Pedro de Macorís, República Dominicana, Mayo, 2008



    Esto lo saqué de http://www.monografias.com/trabajos61/manejo-control-supermercado/manejo-control-supermercado.shtml

    Páginas: [1] - [2]

    (obligatorio)